Metier Academy Communicatie-tool

Voor  verander- en implementatietrajecten is de Metier Academy Communicatie-tool ontwikkeld (MAC-tool). Tijdens veranderingen is interne communicatie met de medewerkers erg belangrijk maar vaak ook moeilijk. Hoe stuurt u zo efficiënt mogelijk informatie naar de juiste personen en hoe weet u of zij de informatie gelezen en begrepen hebben en, indien nodig, of zij zich conformeren met nieuwe regels?

De MAC-tool is een hulpmiddel om te zorgen dat uw medewerkers de juiste informatie ontvangen én verwerken. Elk bedrijf wil weten of communicatie die verspreid wordt ook daadwerkelijk gelezen wordt. Zeker in die situaties waar gestructureerd en gecontroleerd communiceren van belang is zoals in het geval van:

  • Reorganisaties en verandertrajecten: is iedereen op de juiste wijze geïnformeerd? Hebben alle betrokkenen kennis genomen van de voor hen relevante informatie?
  • Vertrouwelijke informatie: niet alle informatie mag en kan vrij toegankelijk zijn voor iedereen.
  • Compliance regels: compliance is het begrip waarmee wordt aangeduid dat een organisatie werkt in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving. U wilt uiteraard dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de regels, zich er aan conformeren (dit doen ze d.m.v. een “vinkje” in de tool) en ook het werk volgens deze regels uitvoeren.

De MAC-tool maakt het voor u mogelijk om alle medewerkers via één platform te bereiken voor formele en informele communicatie, zowel voor het beschikbaar stellen van informatie, als afdwingen dat boodschap gelezen en ook begrepen wordt.

Bij organisatieveranderingen is het soms moeilijk om alle medewerkers ‘mee te krijgen’. Een manier om dit tegen te gaan is om uw medewerkers bij de veranderingen te betrekken. Met de MAC-tool is het mogelijk om het gesprek met uw medewerkers aan te gaan, door om hun reactie te vragen of hen korte online opdrachten te laten maken. Zo maakt u uw medewerkers deel van de verandering, terwijl alle informatiestromen geordend en overzichtelijk blijven.

Functies van de MAC-tool

De MAC-tool is onderdeel van uw LMS of kan ingezet worden als zelfstandige tool en is een hulpmiddel bij het doorvoeren van veranderingen. In de MAC-tool kunt u:

  1. Informatie-uitingen aanmaken (van korte berichten tot e-mails met bijlagen).
  2. Selecteren aan wie de informatie-uiting gestuurd moet worden, op basis van de door u gekozen criteria.
  3. Reactie afdwingen: een ontvangstbevestiging of een bevestiging van akkoord met nieuwe regels.
  4. Uw medewerkers betrekken bij het verandertraject door het gesprek aan te gaan.

U heeft in de tool een duidelijk overzicht van wie de informatie heeft gelezen, wanneer zij dat deden en of zij hun goedkeuring hebben bevestigd (indien van toepassing). Uiteraard kan de MAC-tool makkelijk voorzien worden van de ‘look & feel’ van uw organisatie met uw bedrijfskleuren en logo.

Voordelen van de MAC-tool:

  • Veilig: iedereen krijg alleen te zien wat hij moet of mag zien.
  • Controle: inzage in wie de informatie gelezen en/of bevestigd heeft.
  • Efficiënt: makkelijk de juiste informatie sturen naar de juiste personen.
  • Interactief: eenvoudig uw medewerkers betrekken in het traject.
  • Overzichtelijk: een duidelijk overzicht van alle communicaties.

Het resultaat: u heeft inzicht in de voortgang en het resultaat en de deelnemers worden gemotiveerd om actief met de informatie om te gaan.

 

Geïnteresseerd? Neem contact met ons op.